STYRDAL
Digitalt grunnlag for automatisering og robotisering
STYRDAL skal lage en samlet digital beskrivelse av hvordan kommunen fungerer, og bruke den til å støtte det daglige arbeidet for ledelsen, de ansatte og innbyggerne.
Før oppgaver kan automatiseres eller utføres av roboter, må systemet vite hvem som har ansvar, hvilke regler som gjelder, hva som skal gjøres og hvordan resultatet kontrolleres.
Hva skal digitaliseres?
Kommunens organisasjon, kunnskap og faktiske arbeidsmåte skal beskrives og knyttes sammen digitalt.
| Hva vi kartlegger | Hva den digitale beskrivelsen skal vise |
|---|---|
| Organisasjon og ressurser | Avdelinger, tjenester, bygg og infrastruktur. Hvordan de henger sammen, og hvilke ressurser kommunen har. |
| Stillinger og ansvar | Hvem som gjør hva, hvilke fullmakter hver rolle har, og hvem som overtar ved fravær. |
| Regler og kunnskap | Lover, arbeidsinstrukser, dokumenter og fagkunnskap knyttet til oppgavene der de trengs. |
| Faktiske arbeidsprosesser | Steg, informasjonsflyt, eksisterende systemer, overleveringer og ventetid. Hvordan arbeidet foregår i praksis. |
| Erfaringer fra de ansatte | Praktiske hindringer og forbedringsforslag. Kommentarene kontrolleres mot fakta og reelle saker. |
Hva får kommunens ledelse?
Et samlet bilde av arbeidet og støtte til å prioritere, ta beslutninger og forbedre organisasjonen.
Daglig oversikt
Et personlig arbeidsrom og en samlet oversikt viser viktige saker, ansvarlige, frister og avvik. Ledelsen skal kunne oppdage blokkeringer og risikoer tidligere.
Beslutningsstøtte
KI samler relevante fakta og regler og forbereder handlingsalternativer med forventede konsekvenser. Lederen får et grunnlag for å vurdere og godkjenne neste steg.
Målt ressursbruk
Tid, kostnader og faktiske resultater knyttes til prosessene. Ledelsen kan se hvor ressursene går og vurdere hvilke forbedringer som gir størst nytte.
Forbedring av organisasjonen
Gjentatte avvik og erfaringer fra ansatte synliggjør svake ledd. Kunnskapen kan brukes til å endre arbeidsflyt, fordele ansvar tydeligere og redusere unødvendige overleveringer.
Hva får kommunens ansatte?
Et personlig arbeidsrom og en KI-assistent som kjenner arbeidsrollen og hjelper med oppgavene.
Relevant informasjon og klare oppgaver
Informasjon går til riktig rolle. Den ansatte ser hva som skal gjøres, fristen, nødvendige opplysninger og hvem som har ansvar for neste steg.
Støtte i faglig arbeid
KI-assistenten finner relevante regler og dokumenter, samler sakens sammenheng og forbereder utkast. Den ansatte kan kontrollere grunnlaget og gjøre sin faglige vurdering.
Mindre manuelt rutinearbeid
Godkjente rutiner kan automatisere registrering, sortering, påminnelser og overføring av informasjon. Det skal gi mindre leting, dobbeltarbeid og manuell koordinering.
Egen erfaring blir brukt
Den ansatte kan beskrive hindringer og foreslå forbedringer. Erfaringene knyttes til prosessen og brukes til å utvikle bedre arbeidsmåter og bevare kunnskap ved personellskifte.
Hva får kommunens innbyggere?
Forståelig hjelp og en tydelig vei fra behov til tjeneste og bekreftet resultat.
Personlig veiledning
En digital veileder forklarer regler, muligheter og neste steg med enkle ord og på et språk innbyggeren forstår. Det blir lettere å forstå egen situasjon.
Veien til riktig tjeneste
Systemet hjelper med å beskrive behovet og samle nødvendige opplysninger. Henvendelsen sendes til riktig ansvarsområde, slik at innbyggeren slipper å finne frem alene.
Synlig status og oppfølging
Innbyggeren skal kunne se hva som skjer i saken, hvem som følger den opp og hva som gjenstår. Svaret skal forklare utfallet og tilgjengelige neste steg.
Innspill og deltakelse
Innbyggerne kan gi tilbakemeldinger og fremme forslag. Ved samfunnsvalg skal kostnader og konsekvenser være forståelige, og begrunnelsen for beslutningen og gjennomføringen være synlig.
Hva bygger vi, og hvordan brukes det videre?
Arbeidet skal etterlate kunnskap som kommunen kan kontrollere, lære av og bruke i nye situasjoner.
| Resultatet vi bygger | Hvordan det kan brukes videre |
|---|---|
| Dokumenterte saker | Fakta, beslutninger, ansvar, handlinger og bekreftede utfall bevares. Kommunen kan forklare hva den gjorde og undersøke hva som virket. |
| Målinger av arbeidet | Tid, kostnader, feil og kvalitet sammenlignes før og etter en endring. Det gir grunnlag for prioriteringer og bedre bruk av ressursene. |
| Kommunens samlede erfaring | Utprøvde løsninger og lærdommer blir en bank av erfaringer fra konkrete saker. De kan forbedre neste arbeidsprosess og redusere gjentakelse av feil. |
| Kunnskap på tvers av kommuner | Anonymiserte, dokumenterte erfaringer kan deles og sammenlignes. Andre kommuner kan bruke egnede løsninger, tilpasset egne forhold. |
Hvordan dette kan utvikle kommunen
Det digitale grunnlaget skal gjøre kommunen i stand til å forbedre arbeidet og gradvis utvide kapasiteten.
1. Digitalisering
Kommunen beskrives digitalt. Prosesser forstås og forbedres før oppgaver automatiseres.
2. Automatisering
KI-agenter og programmer utfører godkjente rutiner, samordner oppgaver og følger opp avvik.
3. Robotisering
Sensorer, maskiner og roboter kan utføre egnede fysiske oppgaver innenfor tydelige sikkerhetsgrenser.
Større kapasitet i den enkelte kommunen
Mindre manuelt arbeid skal gi mer tid til tjenester. Ansatte og ledelsen kan bruke erfaringene til å utforme bedre prosesser og vurdere ny teknologi.
Samarbeid mellom kommuner
Dokumenterte erfaringer, kompetanse og tilgjengelig utstyr kan brukes på tvers av kommunene gjennom avtalt samarbeid. Små kommuner kan få tilgang til en større samlet kapasitet.